Przejdź do treści
Pobierz

Makieta układu. Pełny tekst artykułu dopiero powstanie.

Jeden dokument, dwa wymagania: publikacja bez zbędnych danych i w dostępnej formie

Opublikowano
Ostatnia aktualizacja
Stan prawny na

Najkrótsza odpowiedź

Przed publikacją w BIP oceń, które dane są potrzebne, a zbędne usuń. Potem sprawdź, czy plik wynikowy spełnia wymagania dostępności, między innymi czy da się go odczytać czytnikiem ekranu.

To dwa różne obowiązki i dwie różne kontrole. Po naprawach warto jeszcze raz sprawdzić dane. Kolejność jest rekomendacją, nie wymogiem przepisu.

Dla kogo i kiedy to ważne

Dla redaktora BIP, koordynatora dostępności, inspektora ochrony danych i sekretarza gminy.

Informacje objęte obowiązkiem publikacji w BIP wskazuje art. 8 ust. 3 ustawy o dostępie do informacji publicznej, przez odesłanie do wybranych punktów art. 6 ust. 1. Katalog mówi przede wszystkim o informacjach. Przy dokumentacji kontroli (art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret drugie) przepis mówi o treści i postaci dokumentów urzędowych. Inne informacje publiczne urząd może publikować dobrowolnie.

Ustawa o dostępności cyfrowej obejmuje strony internetowe i ich elementy. Pliki są elementami strony (art. 4 pkt 3), a podmiot zapewnia dostępność także zarządzanych elementów (art. 5 ust. 1). Art. 3 ust. 2 pkt 3 wyłącza dokumenty tekstowe i tekstowo-graficzne, prezentacje i arkusze opublikowane przed 23 września 2018 r., chyba że ich zawartość jest niezbędna do realizacji bieżących zadań. To wyjątek, nie zasada.

Które z wyjątków art. 3 ust. 2 mają znaczenie dla pism w BIP, oceni prawnik.

Przepis

Co mówią przepisy

Dane osobowe

Art. 5 ust. 1 lit. c RODO ustanawia zasadę minimalizacji danych.

RODO, art. 5 ust. 1 lit. c

Dane osobowe muszą być: […] c) adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”);

Stan prawny: 1 listopada 2026. Rozporządzenie (UE) 2016/679.

RODO ogranicza też okres przechowywania danych (art. 5 ust. 1 lit. e). Dane w dokumentach urzędowych organ może ujawnić zgodnie z prawem, dla pogodzenia publicznego dostępu z ochroną danych (art. 86).

Ustawa o dostępie do informacji publicznej ogranicza prawo do informacji ze względu na prywatność. Ograniczenie nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji, ani przypadku, gdy osoba rezygnuje z przysługującego jej prawa (art. 5 ust. 2).

Co trzeba podać w BIP

Przy wyłączeniu jawności w BIP podaje się zakres wyłączenia, podstawę prawną, organ lub osobę, które go dokonały, a przy art. 5 ust. 2 także podmiot, w interesie którego je dokonano (art. 8 ust. 5).

Ustawa o dostępie do informacji publicznej, art. 8 ust. 5

W przypadku wyłączenia jawności informacji publicznej, w Biuletynie Informacji Publicznej podaje się zakres wyłączenia, podstawę prawną wyłączenia jawności oraz wskazuje się organ lub osobę, które dokonały wyłączenia, a w przypadku, o którym mowa w art. 5 ust. 2, podmiot, w interesie którego dokonano wyłączenia jawności.

Stan prawny: 1 listopada 2026. Tekst jednolity Dz.U. 2022 poz. 902. Zmiana Dz.U. 2025 poz. 1844 dotyczy tylko art. 10 ust. 1.

Informację oznacza się też danymi podmiotu i osoby, która ją wytworzyła lub odpowiada za treść oraz która ją wprowadziła, a także czasem wytworzenia i udostępnienia (art. 8 ust. 6). Dane osoby odpowiedzialnej są więc w samym przepisie, a minimalizacja ich nie usuwa bez analizy.

Dostępność

Podmiot publiczny zapewnia dostępność cyfrową przez spełnienie wymagań z załącznika do ustawy (art. 5 ust. 1). Dostępność polega na funkcjonalności, kompatybilności, postrzegalności i zrozumiałości (art. 5 ust. 2). Wymagania uznaje się za spełnione, gdy uwzględniono pkt 9, 10 i 11 Polskiej Normy wprowadzającej ETSI EN 301 549 V3.2.1:2021 (art. 5 ust. 3).

Gdy podmiot nie jest w stanie zapewnić dostępności elementu, zapewnia alternatywny sposób dostępu, np. kontakt telefoniczny lub korespondencyjny (art. 7).

Ustawa nie wymienia PDF/UA, PDF ani znaczników. Załącznik do ustawy to kryteria WCAG 2.1.

Ustawa o dostępności cyfrowej, art. 7 ust. 1

W przypadku gdy podmiot publiczny nie jest w stanie zapewnić dostępności cyfrowej elementu strony internetowej lub aplikacji mobilnej, zapewnia alternatywny sposób dostępu do tego elementu.

Stan prawny: 1 listopada 2026. Tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 1440, bez nowelizacji po nim.

Nadmierne koszty pozwalają nie zapewniać dostępności elementów, ale wymagają oceny dołączanej do deklaracji dostępności i nie dotyczą części podmiotów działających na rzecz osób niepełnosprawnych lub starszych (art. 8 ust. 1, 3 i 4).

Do spisu treści

Interpretacja

Jak to rozumieją organy i praktyka

Punkt 10 normy ETSI EN 301 549 dotyczy dokumentów poza stroną, także pobieranych ze strony. Tędy wymagania dla pliku w BIP łączą się z art. 5 ust. 3 ustawy. Czytaliśmy wersję angielską ETSI, nie Polską Normę.

To nasze odczytanie przepisów. Jego ocena należy do prawnika.

UODO uważa, że brak ustawowego okresu publikacji nie oznacza, że informacje można przetwarzać bezterminowo. Urząd powinien mieć procedury z terminem i sposobem usunięcia oraz zasady przeglądu danych.

Stan strony UODO z 7 lipca 2026. To nie przepis o konkretnym okresie publikacji.

Portal gov.pl „Dostępność cyfrowa” pisze, że podmioty publiczne nie mają prawnego obowiązku publikowania skanów, a dostępność cyfrową dokumentów uważa za ważniejszą i obowiązkową, „w przeciwieństwie do pieczątek i odręcznych podpisów”. Art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a mówi o treści i postaci dokumentów urzędowych, a tekst w Biuletynie UODO o skanach przywołuje ten przepis, więc sprawa nie jest jednoznaczna. Ocenia prawnik.

To stanowisko portalu, nie przepis. Artykuł: pierwsza publikacja 25.09.2020, zmiana 19.06.2026.

Tekst w Biuletynie UODO z 28 kwietnia 2026 r. wskazuje, że ze skanów dokumentów urzędowych w BIP powinien zostać usunięty odręczny podpis, po ocenie celowości i ryzyka. Biuletyn zastrzega, że nie wszystkie jego teksty są oficjalnym stanowiskiem organu. Decyzja należy do administratora.

Biuletyn zastrzega, że nie wszystkie jego teksty są stanowiskiem organu. Ten tekst przedstawia się jako przypomnienie stanowisk organu. Nie mówi o dostępności.

Czy usunięcie danych osobowych z pliku to „wyłączenie jawności” z art. 8 ust. 5? Przepis tego nie rozstrzyga i nie znaleźliśmy źródła, które by to przesądzało. To pytanie do oceny prawnika, nie obowiązek w każdym przypadku.

W polskich źródłach nie znaleźliśmy wspólnego stanowiska, które łączyłoby oba obowiązki w jedną procedurę. Tekst Biuletynu UODO o skanach nie mówi o dostępności, a strony gov.pl o dostępności nie omawiają danych osobowych w plikach.

Do spisu treści

Rekomendacja

Kolejność kroków

Kontroli ma podlegać plik, który naprawdę idzie do publikacji, bo każda z tych czynności może zmienić skutek drugiej.

Kolejność jest rekomendacją, nie wymogiem przepisu. Podział obowiązków wynika z przepisów z sekcji 2.

Makieta: odnośniki w krokach wejdą na stronę po publikacji tych artykułów.

  1. Zakres danych

    Wypisz, jakie dane są w dokumencie, po co są i na jakiej podstawie. Każdy rodzaj danych oceń osobno. Pozostaw to, co przepis każe podać. Przy wątpliwości zapytaj IOD.

  2. Usunięcie, najlepiej w pliku źródłowym

    Jeśli masz plik źródłowy, usuń dane tam i tam zbuduj strukturę, a dopiero potem zapisz PDF. Jeśli masz tylko PDF, usuń dane z treści, a nie tylko zakryj je kolorem (jak sprawdzić, czy zakrycie usunęło tekst). Sprawdź warstwę tekstu, metadane i ukryte części pliku.

    Technika W3C PDF3 radzi strukturę przygotować przed konwersją. O usuwaniu danych nie mówi.

  3. Dostępność pliku wynikowego

    Po usunięciu sprawdź nagłówki, tytuł dokumentu, język, kolejność czytania, listy, tabele i teksty alternatywne. Liczy się plik po zmianach, nie wersja sprzed usunięcia. Kroki w edytorze tekstu opisujemy osobno: z Worda do dostępnego PDF.

  4. Ponowna kontrola danych

    Naprawa dostępności to nowe treści: opis obrazu, tytuł, teksty pól. Sprawdź, czy nie wróciły nimi usunięte dane.

    Wniosek z opisu techniki W3C PDF1. To interpretacja autora, nie przepis.

  5. Informacja o usunięciu i zapis kontroli

    Oceń, czy trzeba podać zakres i podstawę wyłączenia (art. 8 ust. 5). Zapisz, kto sprawdził, kiedy, jakie kroki wykonano i w jakiej wersji programu. Zapis nie wynika z przepisu wprost: to nasza rada, która ułatwia wykazanie przestrzegania zasad (art. 5 ust. 2 RODO).

Co, jeśli nie da się zapewnić dostępności

Gdy podmiot nie jest w stanie zapewnić dostępności elementu, art. 7 każe zapewnić alternatywny sposób dostępu. Jeśli urząd powołuje się na nadmierne koszty, potrzebna jest też ocena z art. 8 ust. 3.

Art. 7 to obowiązek, nie możliwość. Ocenę nadmiernych kosztów dołącza się do deklaracji dostępności.

Do spisu treści

Typowe błędy i przykład na danych wymyślonych

  • Zakrycie czarnym prostokątem bez usunięcia tekstu.
  • Dane w tabeli, których nikt nie zauważył przy przeglądzie.
  • Tekst alternatywny lub tytuł dokumentu, które zdradzają dane, także dopisane przy naprawie dostępności.
  • Sprawdzanie dostępności na innej wersji pliku niż opublikowana.
Przykład na danych wymyślonych. W tekście nazwisko zakryto, w tabeli pod nim zostało.

Akapit poprawiono, tabelę pominięto.

Do spisu treści

Czego nie wiemy lub co się zmieni

  • Okres publikacji dla każdego rodzaju dokumentu ustala administrator danych. Ten tekst nie podaje liczb.
  • Zmiana Dz.U. 2025 poz. 1844 weszła w życie 1 lipca 2026 r. i nadaje nowe brzmienie art. 10 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej (udostępnianie na wniosek). Art. 5 i 8 nie zmienia.
  • Czy usunięcie danych z dokumentu jest „wyłączeniem jawności” w rozumieniu art. 8 ust. 5? Pytanie dla prawnika.
  • Wytyczne EROD o anonimizacji są projektem. Tu się na nich nie opieramy.
  • Testy techniczne zakrycia i naprawy dostępności jeszcze nie powstały. Czy usunięcie zmienia strukturę pliku, trzeba sprawdzić na własnym pliku.
  • ETSI wydał EN 301 549 V4.1.1. Ustawa nadal wskazuje V3.2.1.
  • Trwają prace nad pakietem Digital Omnibus, który może zmienić RODO.

Makieta: stan na dzień dostępu 1 listopada 2026, redakcja potwierdzi go w dniu publikacji.

Do spisu treści

Pytania i odpowiedzi

Makieta: odnośniki do artykułów o skanach, zakryciu i walidatorach wejdą po ich publikacji.

Czy muszę usuwać dane z dokumentów w BIP?

Ustawa każe publikować określone informacje (art. 8 ust. 3). Prawo do informacji podlega ograniczeniu ze względu na prywatność. Ograniczenie nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji, ani przypadku, gdy osoba rezygnuje z przysługującego jej prawa (art. 5 ust. 2). Dane osobowe podlegają RODO i zasadzie minimalizacji, a ocenę każdego rodzaju danych robi administrator, w razie wątpliwości z IOD.

Czy wszystkie PDF w BIP muszą być dostępne?

Dla podmiotu publicznego z art. 2 ustawy o dostępności: co do zasady tak, z wyjątkami z art. 3 ust. 2, np. dla starszych dokumentów niepotrzebnych do bieżących zadań. Ich zakres oceni osoba z wiedzą prawną.

Czy skan wystarczy?

Sam obraz bez tekstu i struktury nie. Technika W3C PDF7 nazywa taki dokument z natury niedostępnym.

Czy walidator wystarczy?

Nie. Automat sprawdza część wymagań, resztę ocenia człowiek.

Czy trzeba pisać w BIP, że coś usunięto?

Przy wyłączeniu jawności przepis każe podać zakres, podstawę i kto dokonał wyłączenia (art. 8 ust. 5). Czy dotyczy to Twojego przypadku, oceni prawnik lub IOD.

Do spisu treści

Źródła z datami

Dostęp do źródeł: 1 listopada 2026. Strona gov.pl o skanach i techniki W3C PDF1, PDF3 i PDF7: 2 listopada 2026.

Strona o dokumentach tekstowych nie ma daty.

  1. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, t.j. Dz.U. 2022 poz. 902. api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2022/902
  2. Zmiana ustawy o dostępie do informacji publicznej (nowe brzmienie art. 10 ust. 1), Dz.U. 2025 poz. 1844. api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/1844
  3. Ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych, t.j. Dz.U. 2023 poz. 1440. api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2023/1440
  4. Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), tekst skonsolidowany. publications.europa.eu/resource/celex/02016R0679-20160504
  5. UODO, strona o publikacji w BIP, stan strony z 7 lipca 2026. uodo.gov.pl/pl/677/4276
  6. Biuletyn UODO, 28 kwietnia 2026 r.: „O czym należy pamiętać, publikując skany dokumentów w BIP”. nowybiuletyn.uodo.gov.pl/?p=92
  7. gov.pl, Dostępność cyfrowa: Czy trzeba publikować skany dokumentów. www.gov.pl/web/dostepnosc-cyfrowa/czy-trzeba-publikowac-skany-dokumentow
  8. gov.pl, Dostępność cyfrowa: Jak zwiększyć dostępność cyfrową dokumentów tekstowych. www.gov.pl/web/dostepnosc-cyfrowa/jak-zwiekszyc-dostepnosc-cyfrowa-dokumentow-tekstowych
  9. W3C, technika PDF1: tekst alternatywny obrazów. www.w3.org/WAI/WCAG22/Techniques/pdf/PDF1
  10. W3C, technika PDF3: kolejność czytania i tabulacji. www.w3.org/WAI/WCAG22/Techniques/pdf/PDF3
  11. W3C, technika PDF7: OCR na zeskanowanym PDF. www.w3.org/WAI/WCAG22/Techniques/pdf/PDF7
  12. W3C, WCAG2ICT, notatka z 11 grudnia 2025 r. www.w3.org/TR/wcag2ict-22/
  13. PDF Association, Matterhorn Protocol. taggedpdfschool.pdfa.org/matterhorn
  14. ETSI EN 301 549 V3.2.1, wersja angielska. www.etsi.org/deliver/etsi_en/301500_301599/301549/03.02.01_60/en_301549v030201p.pdf

Do spisu treści